Documento de Estudio: Reglamento Interno de Trabajo

Presentado por:

Oscar Henao & Asociados SAS

11 de junio del 2024

Estimados Empresarios y Empleadores,

Agradecemos su participación en la conferencia «Reglamento Interno de Trabajo: Una Estrategia más allá de las Normas». En reconocimiento a su interés y compromiso, les proporcionamos este material de estudio con preguntas y respuestas esenciales sobre el Reglamento Interno de Trabajo (RIT). Este documento está diseñado para apoyar la gestión efectiva del talento humano y la minimización de riesgos legales en sus organizaciones.

Resulta importante aclarar que las siguientes respuestas son de carácter general. Usted, señor empresario, deberá ajustar los ítems de su RIT a las necesidades específicas de su empresa, considerando el número de trabajadores, la actividad comercial y las particularidades de su sector. Contar con la asesoría legal especializada de nuestra firma de abogados, Oscar Henao & Asociados, le permitirá construir un reglamento interno de trabajo a la medida, asegurando que cumpla con todas las normativas legales vigentes y adaptándolo a las necesidades particulares de su organización. Una correcta implementación del RIT no solo protege legalmente a su empresa, sino que también promueve un ambiente laboral armonioso, fortalece la cultura organizacional y optimiza la gestión del talento humano.

Preguntas y Respuestas sobre el Reglamento Interno de Trabajo

Disposiciones Generales

1. ¿Cuál es el objeto del reglamento interno de trabajo?

  • El objeto del reglamento interno de trabajo es determinar las condiciones que deben sujetarse el empleador y sus trabajadores en la prestación del servicio, asegurando un ambiente laboral ordenado y seguro.

2. ¿A quiénes aplica el reglamento interno de trabajo?

  • El reglamento interno de trabajo aplica a todos los trabajadores del establecimiento o lugares de trabajo que el empleador haya incluido en dicho reglamento.

Condiciones de Admisión

3. ¿Cuáles son los requisitos para la admisión de un trabajador?

  • Los requisitos para la admisión incluyen presentar la cédula de ciudadanía, certificados de estudios, referencias laborales y personales, además de aprobar el proceso de selección definido por el empleador.

4. ¿Qué documentación se debe presentar para la admisión?

  • La documentación requerida incluye la cédula de ciudadanía, certificados de estudios, referencias laborales y personales, y cualquier otro documento que el empleador considere necesario para la admisión.

Período de Prueba

5. ¿Cuál es la duración del período de prueba?

  • La duración del período de prueba es de máximo dos meses, salvo que se acuerde un período menor entre el empleador y el trabajador.

6. ¿Qué se evalúa durante el período de prueba?

  • Durante el período de prueba se evalúa el desempeño del trabajador, su adaptación al puesto de trabajo y el cumplimiento de las normas y expectativas del empleador.

Jornada de Trabajo

7. ¿Cuáles son los horarios de entrada y salida de los trabajadores?

  • Los horarios de entrada y salida, así como los turnos y tiempos de descanso durante la jornada, están claramente especificados en el reglamento interno de trabajo del empleador, y usted los puede reglar según el Código Sustantivo del Trabajo.

8. ¿Cómo se manejan los tiempos de descanso y alimentación?

  • Los tiempos de descanso y comida deben ser claramente definidos en el reglamento, garantizando que los trabajadores tengan tiempo suficiente para sus necesidades personales durante la jornada laboral.

Salarios y Remuneraciones

9. ¿Cómo se estructura el salario de los trabajadores?

  • El salario se estructura de acuerdo con lo pactado en el contrato de trabajo y debe cumplir con el salario mínimo legal o convencional establecido. También se detallan los periodos de pago y las deducciones aplicables.

10. ¿Cuáles son las políticas de aumentos salariales?

  • Las políticas de aumentos salariales están basadas en la evaluación del desempeño, la antigüedad del trabajador y cualquier otro criterio que el empleador considere relevante. Estos aumentos deben estar claramente establecidos en el reglamento.

Trabajo Extra y Suplementario.

11. ¿Cómo se define y compensa el trabajo extra?

  • El trabajo extraordinario es aquel que excede la jornada laboral ordinaria y se compensa con un recargo sobre el salario ordinario, conforme a las disposiciones legales vigentes. El trabajo extra diurno se remunera con un recargo del 25% y el nocturno con un recargo del 75%.

12. ¿Qué autorizaciones se requieren para realizar horas extras?

  • Las Horas extras deben ser autorizadas por permiso administrativo del ministerio de trabajo del lugar. Luego, las horas extras deben ser autorizadas previamente por el empleador y registradas adecuadamente para asegurar su compensación conforme a la normativa laboral vigente.

Descansos y Permisos

13. ¿Cuáles son los días de descanso legalmente obligatorios?

  • Los días de descanso legalmente obligatorios incluyen los domingos y los festivos establecidos por la ley. Estos días deben ser respetados y remunerados conforme a lo establecido en el reglamento interno de trabajo.

14. ¿Cómo se gestionan las vacaciones y permisos especiales?

  • Las vacaciones y permisos especiales se gestionan de acuerdo con las políticas establecidas en el reglamento. Los trabajadores deben solicitar estos permisos con la debida anticipación y seguir el procedimiento definido por el empleador.

15. ¿Qué condiciones se deben cumplir para la licencia por calamidad doméstica?

  • La licencia por calamidad doméstica debe estar debidamente comprobada y el tiempo empleado puede ser descontado o compensado con tiempo igual de trabajo efectivo, según las condiciones establecidas en el reglamento.

16. ¿Qué licencias adicionales existen para trabajadores con menores de edad bajo su cuidado?

  • Los trabajadores con menores de edad bajo su cuidado tienen derecho a una licencia de 10 días hábiles en caso de enfermedad terminal o cuadro clínico severo del menor que requiera cuidado permanente o paliativo, debidamente comprobado.

17. ¿Cuáles son las condiciones para la licencia remunerada por luto?

  • Se otorga una licencia remunerada de cinco días hábiles en caso de fallecimiento de un cónyuge, compañero permanente o familiar cercano, debidamente comprobado con un documento expedido por la autoridad competente.

Normas de Seguridad y Salud en el Trabajo

18. ¿Qué medidas de prevención de riesgos deben adoptarse?

  • Las medidas de prevención de riesgos incluyen el uso obligatorio de equipos de protección personal, capacitaciones periódicas en seguridad y salud, y la implementación de procedimientos seguros de trabajo para evitar accidentes y enfermedades. En el Reglamento Interno de trabajo se debe mencionar las obligaciones de los trabajadores frente a este instrumento.

19. ¿Qué incluye el reglamento especial de higiene y seguridad?

  • El reglamento especial de higiene y seguridad debe contener disposiciones sobre protección e higiene personal, prevención de accidentes y enfermedades, servicio médico, y sanidad del establecimiento. En el Reglamento Interno de trabajo se debe mencionar las obligaciones de los trabajadores frente a este instrumento.

20. ¿Qué procedimientos se deben seguir en caso de accidentes laborales?

  • En caso de accidentes laborales, se deben prestar inmediatamente los primeros auxilios, notificar a las autoridades competentes y seguir los procedimientos establecidos en el reglamento interno para la investigación y corrección de las causas del accidente.

Obligaciones y Prohibiciones del Trabajador

21. ¿Cuáles son las obligaciones generales de los trabajadores?

  • Los trabajadores deben cumplir con las órdenes del empleador, realizar su trabajo con diligencia, observar las normas de seguridad, mantener la confidencialidad sobre la información de la empresa, y contribuir al mantenimiento de un ambiente de trabajo seguro y respetuoso, entre otras que el empleador desee incluir.

22. ¿Qué conductas están prohibidas en el lugar de trabajo?

  • Las conductas prohibidas incluyen el uso de drogas o alcohol durante el trabajo, el acoso laboral, actos de indisciplina o insubordinación, y cualquier comportamiento que ponga en riesgo la seguridad y el orden en el lugar de trabajo. Entre otras que el empleador desee incluir.

Obligaciones del Empleador

23. ¿Cuáles son las responsabilidades del empleador en términos de seguridad y salud?

  • El empleador debe proporcionar un ambiente de trabajo seguro, realizar evaluaciones de riesgos periódicas, garantizar que los trabajadores cuenten con el equipo de protección necesario, y adoptar todas las medidas necesarias para prevenir accidentes y enfermedades laborales.

24. ¿Qué debe hacer el empleador en caso de accidente laboral?

  • El empleador debe proporcionar los primeros auxilios de inmediato, reportar el accidente a las autoridades competentes y llevar a cabo la investigación.

25. ¿Cuáles son las obligaciones del empleador respecto a la remuneración de los trabajadores?

  • El empleador debe pagar la remuneración pactada en las condiciones, períodos y lugares convenidos, respetar las deducciones y retenciones autorizadas, y asegurar que los pagos se realicen de manera puntual y correcta.

Faltas y Sanciones

26. ¿Cómo se clasifican las faltas según el reglamento interno de trabajo?

  • Las faltas se clasifican en leves y graves. Cada categoría tiene sanciones específicas que se aplican de acuerdo con la gravedad de la infracción y están claramente definidas en el reglamento interno de trabajo.

27. ¿Qué se considera una falta leve?

  • Una falta leve puede incluir retrasos injustificados, incumplimiento de normas menores y negligencia en el cumplimiento de tareas que no pongan en riesgo la seguridad del trabajador o de la empresa. Las faltas leves generalmente se sancionan con amonestaciones verbales o escritas y puede conllevar a suspensión del contrato o multa.

28. ¿Qué constituye una falta grave?

  • Las faltas graves incluyen actos de insubordinación, repetidas ausencias injustificadas, y conductas que pongan en riesgo la seguridad del trabajador o de sus compañeros. Estas faltas pueden resultar terminaciones del contrato de trabajo bajo el amparo legal de la justa causa.

Procedimiento Disciplinario

29. ¿Cuál es el procedimiento para la aplicación de sanciones disciplinarias?

  • Antes de aplicar una sanción, el empleador debe dar la oportunidad al trabajador de ser oído junto con dos representantes del sindicato. Las sanciones no pueden ser corporales ni lesivas a la dignidad del trabajador. El proceso debe ser justo y transparente, siguiendo los procedimientos establecidos en el reglamento, y aplicando los parámetros que nos ha dejado la jurisprudencia constitucional.

Acoso Laboral y Mecanismos de Prevención

30. ¿Qué se entiende por acoso laboral?

  • El acoso laboral se refiere a cualquier conducta persistente y demostrable ejercida sobre un empleado que degrade sus condiciones de trabajo, afecte su dignidad o salud física o mental. Es importante que estas conductas sean denunciadas y tratadas adecuadamente e incluir este capítulo en el Reglamento Interno de Trabajo.

31. ¿Cuáles son los mecanismos de prevención del acoso laboral?

  • Los mecanismos de prevención incluyen la creación de un Comité de Convivencia Laboral, capacitaciones periódicas sobre el tema, y procedimientos claros para la denuncia y tratamiento de casos de acoso.

Teletrabajo

32. ¿Cuáles son las políticas para el teletrabajo según el reglamento?

  • Las políticas de teletrabajo deben especificar las condiciones del trabajo remoto, los medios tecnológicos proporcionados por el empleador, y las responsabilidades del trabajador en términos de seguridad y confidencialidad. Además, se deben establecer mecanismos para la supervisión y evaluación del desempeño del teletrabajador.

33. ¿Qué obligaciones tiene el empleador en el teletrabajo?

  • El empleador debe garantizar que el teletrabajador cuente con las herramientas necesarias para su labor, asegurar las condiciones de seguridad y salud en el trabajo remoto, y proporcionar apoyo técnico y capacitación para el uso de tecnologías relacionadas con el teletrabajo.

Jornada de Trabajo

34. ¿Cuál es la duración de la jornada de trabajo ordinaria?

  • La jornada de trabajo ordinaria no debe exceder de ocho horas diarias y cuarenta y siete horas semanales (Cuarenta y Seis horas semanales a partir del 15 de julio del 2024), salvo estipulación en contrario. Los detalles específicos sobre los horarios de entrada y salida, y los tiempos de descanso, deben estar claramente establecidos en el reglamento interno de trabajo.

35. ¿Cómo se gestionan las horas extras?

  • Las horas extras deben ser autorizadas por el empleador y se compensan con un recargo sobre el salario ordinario. El trabajo extra diurno se remunera con un recargo del 25% y el nocturno con un recargo del 75%, conforme a las disposiciones legales vigentes.

Prescripciones de Orden y Seguridad

36. ¿Qué son las prescripciones de orden y seguridad?

  • Son normas establecidas en el reglamento para garantizar la seguridad y el orden en el lugar de trabajo, incluyendo el uso de equipos de protección personal, la observación de procedimientos seguros y la prevención de riesgos laborales. Estas prescripciones deben ser cumplidas tanto por el empleador como por los trabajadores.

Orden Jerárquico

37. ¿Cómo se define el orden jerárquico en el reglamento?

  • El reglamento debe especificar el orden jerárquico de los representantes del empleador, jefes de sección, capataces y vigilantes, y sus respectivas responsabilidades y funciones. Esto ayuda a mantener una estructura clara y eficiente en la organización del trabajo.

Labores Prohibidas para Menores de 18 Años

38. ¿Qué labores están prohibidas para menores de 18 años?

  • Las labores prohibidas para menores de 18 años incluyen trabajos peligrosos, insalubres o aquellos que puedan afectar su desarrollo físico o moral. Esto abarca actividades como la manipulación de sustancias tóxicas, trabajos en alturas, y labores nocturnas, salvo excepciones específicas establecidas por la ley.

Proceso de Reclamos

39. ¿Cómo deben presentarse los reclamos de los trabajadores?

  • Los reclamos deben presentarse por escrito a la persona designada en el reglamento. Esta persona tiene la responsabilidad de tramitar y resolver el reclamo de manera oportuna y justa. Además, los trabajadores pueden asesorarse del sindicato durante el proceso de reclamo.

40. ¿Qué pasos siguen en la tramitación de reclamos?

  • La tramitación de reclamos incluye la recepción del reclamo, su análisis y la respuesta al trabajador. El empleador debe asegurar que el proceso sea justo y transparente, y que los reclamos se resuelvan de manera eficiente y efectiva. En caso necesario, se puede involucrar al sindicato para asegurar la equidad del proceso.

Políticas Laborales de la Empresa

41. ¿Qué políticas laborales debe incluir el reglamento interno?

  • El reglamento debe incluir políticas sobre admisión, jornada laboral, salarios, seguridad y salud en el trabajo, derechos y obligaciones de las partes, procedimientos disciplinarios, y cualquier otro aspecto relevante para la regulación de la relación laboral. Estas políticas deben ser claras y detalladas para evitar malentendidos y conflictos.

42. ¿Cómo se estructuran las políticas de admisión?

  • Las políticas de admisión deben especificar los requisitos y el proceso de selección de los trabajadores. Esto incluye la documentación necesaria, los criterios de selección y cualquier procedimiento adicional que el empleador considere relevante para asegurar que los candidatos cumplen con las expectativas y necesidades de la empresa.

Disposiciones Finales

43. ¿Cómo se modifica el reglamento interno de trabajo?

  • El reglamento lo elabora el empleador, y debe seguir el conducto indicado en la ley 1429 del 2010.

Este documento ha sido preparado por Oscar Henao & Asociados SAS para proporcionarles una guía comprensiva sobre el Reglamento Interno de Trabajo. Les sugerimos utilizar esta información para fortalecer la gestión de su talento humano y minimizar riesgos legales en sus empresas.

Esperamos que este documento de estudio les haya proporcionado una visión clara y detallada sobre la importancia y beneficios de un Reglamento Interno de Trabajo bien estructurado. La implementación de un RIT efectivo es crucial para garantizar un ambiente laboral armonioso, fortalecer la cultura organizacional y optimizar la gestión del talento humano.

Les invitamos a contar con los servicios especializados de nuestra firma, Oscar Henao & Asociados. Nuestro equipo de expertos en derecho laboral está listo para ayudarle a diseñar y adaptar su reglamento interno de trabajo a las necesidades específicas de su empresa, asegurando el cumplimiento de todas las normativas legales vigentes y minimizando los riesgos laborales. No dude en contactarnos para obtener una asesoría personalizada que impulsará el éxito y la seguridad de su organización.

Atentamente,

Oscar Henao & Asociados

Derecho Laboral Empresarial